用語集
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は、税務関係の帳簿・書類を電子的に保存する方法を定める日本の法律です。スキャン文書の保存要件を定めるとともに、2024年1月に完了した段階的な改正により、電子的に受け取ったデータは電子形式で保存することが義務化されました。
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日本法人向けに経費精算や会計ソフトを選定する立場からすると、この法律こそが国産ツールと海外ツールのショートリストがほとんど重ならない理由です。
同法は大きく3つの区分を対象とします。当初から電子的に作成する電子帳簿、紙をスキャンした書類、そして電子取引データです。最後の区分が直近で最も大きく変わりました。メールやダウンロードで受領した請求書・領収書は、印刷して保管するのではなく電子形式で保存する必要があり、検索性の確保と事後改変の防止に関する要件が伴います。
実務では、買い手はJIIMA認証（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会による適合性評価）を確認します。製品の保存動作が法定要件を満たすことの、具体的で検証可能なシグナルだからです。認証のないベンダーも利用可能ではありますが、コンプライアンスの負担は自社に移ります。
これは、世界的に優れた経費精算ツールが日本では最適解にならない理由でもあります。この保存ルールの概念を持たない製品では、経理部門が並行して保存プロセスを構築することになります。評価時には電子帳簿保存法対応とインボイス制度対応を別項目として扱い、認証状況は推測せずベンダーに確認してください。認証状況は変わります。
よくある質問
- 米国製の経費精算ツールは電子帳簿保存法に対応できますか？
- 通常、そのままでは対応できません。米国・グローバル市場向けに作られたツールは、これらの保存要件の概念を持たず、JIIMA認証も取得していないことが一般的です。そのため日本法人が利用する場合、別途保存の仕組みが必要になります。詳細はベンダーに確認してください。
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