用語集
RFI・RFP・RFQとは
RFI・RFP・RFQは、買い手がベンダーに送る3段階の調達文書です。RFI（情報提供依頼）は市場にどんな事業者がいて何ができるかを広く調べます。RFP（提案依頼）は絞り込んだ候補に、定義済みの課題をどう解決するかを問います。RFQ（見積依頼）は仕様が固まった範囲について確定価格を求めます。
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3つの文書は「何がまだ未確定か」で区別されます。RFIは買い手が市場の輪郭をまだ把握していないことを前提とし、回答は広範で拘束力を持ちません。RFPは課題は理解されているが解決策が未定であることを前提とし、ベンダーはアプローチを提案し、それが採点されます。RFQは両方が確定し、価格と条件のみが残っている状態を前提とします。
よくある失敗は順序を誤ることです。要件を書く前にRFPを出すと、各ベンダーが少しずつ違う問いに答えるため、比較できない提案が集まります。早すぎるRFQは、その後変更される範囲に対して確定的に見える数字を得ることになり、導入時の超過はここから始まります。
すべての購買に3つ全部が必要なわけではありません。汎用品の更新ならRFQだけで足ります。前例のないシステムなら3つすべてを数か月かけて回すこともあります。判断基準は「本当に未知の部分がどれだけあるか」です。
3つに共通する労力は、その大半が事務作業です。同じ質問を多数のベンダーに配り、回答を催促し、異なる形式で届いた回答を比較可能な形に揃える。この「揃える」作業こそ、構造化されたエージェント間のやり取りが不要にする部分です。全ベンダーが同じ形式で質問されるため、回答は最初から揃っています。
よくある質問
- RFIは省略できますか？
- 多くの場合は省略できます。カテゴリを十分理解していて有力なベンダーが既に分かっているなら、RFIは情報を増やさずに数週間を消費するだけです。市場に馴染みがない場合や、そもそも何が可能かについて社内で見解が割れている場合に価値を持ちます。
- RFPは何社に送るべきですか？
- 比較が成立する程度に多く、きちんと評価できる程度に少なく——一般には3〜5社です。それ以上に送るのは、すべての回答を実際に読んで採点できる場合に限って有効です。そうでなければ、余分な提案は中身ではなく印象で切られます。
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